Ordne deinen digitalen Papierkram mit enfold

21. Mai 2017

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Also die glamouröse Home-Office Organisation ist wirklich ein Segen! Wenn ich an unseren Papierkram denke, überkommt mich fast ein Gefühl der Wärme und Freude. 

Also zumindest so lange meine schönen Ordner im Regal stehen und ich sie nicht öffnen muss. Prof. M. meinte, ich sollte das positive Glücksgefühl einfach aktiv aufrechterhalten, auch während ich neu eingetroffene Papiere abhefte. Er hat mir ernsthaft vorgeschlagen, dass ich einfach an IHN denken solle und dann die Unterlagen mit Liebe und Freude bearbeite. Bringe Ordnung in deine digitale Ablage mit dem digital locker enfold

Merkt ihr es? Er versucht meine Überzeugungsstrategien auf mich selbst anzuwenden. Diesmal habe ich mal kritisch eine Augenbraue nach oben gezogen. Dann habe ich ihm vorgeschlagen, dass ich die äußere Ordnerablage übernehme (z.B. das Ordnerdesign, die Beschriftung und das Ordner-zurück-in-den-Schrank-Stellen), und er übernimmt die innere Ordnerablage (also das nervige Papiere-Abheften). 

Aber leider hat er mich nur auf meine geklärte Verantwortung verwiesen und meinte, dass er ja schon die Steuerunterlagen übernimmt. Da könne ich getrost den Rest abheften. 

Naja ihr seht – unser analoges Home-Office funktioniert schon mal ganz wunderbar. Bringe Ordnung in deine digitale Ablage mit dem digital locker enfoldEin Thema, mit dem ich mich allerdings so gut wie noch gar nicht beschäftigt habe, ist die Ablage von digitalen Dateien. Hier kann man sich ja leider nur schlecht mit schönen Ordnern motivieren. Deshalb lasse ich die entsprechenden Dokumente gerne mal irgendwo auf meiner Festplatte oder in meinem E-Mail Posteingang rumliegen. 

Deshalb habe ich mich auch gleich darauf beworben, das digitale Archiv enfold exklusiv vorab zu testen. enfold ist ganz neu auf dem Markt und verspricht mein „digitaler Assistent“ zu sein (super, einen Assistenten wollte ich ja schon immer haben!). Mit enfold soll man alle digitalen Dokumente wie z.B. Kontoauszüge, Rechnungen, Versicherungsunterlagen intelligent, einfach und sicher verwalten. Klingt vielversprechend, oder?

Bringe Ordnung in deine digitale Ablage mit dem digital locker enfold

Die Registrierung bei enfold lief ganz einfach ab und nach dem Einloggen befindet man sich in seinem persönlichen „digital locker“. 

Der erste Eindruck ist übersichtlich und ordentlich – auch wenn ich etwas gebraucht habe, mich in die verschiedenen Funktionen einzuarbeiten. Um sein digitales Archiv zu füllen, hat man mehrere Optionen: Man kann sie zum Beispiel ganz einfach hochladen oder auch per Mail schicken. Eine Funktion, die mich wirklich begeistert hat, ist die Möglichkeit, Dokumente direkt aus dem E-Mail Posteingang oder auch von Onlineportalen aus zu importieren. Gibt man enfold die entsprechende Erlaubnis, ruft es Dokumente, wie z.B. Telefonrechnungen, Kontoauszüge oder auch Bahntickets ab und speichert sie in die passenden Ordner. Man muss also nicht immer selbst aktiv werden, sondern hat alle Dokumente gleich parat. Schickt mir also zum Beispiel meine Friseurin eine Rechnung oder neue Produktinformationen per Mail zu, dann kann enfold alle Anhänge im Ordner „Wellness“ abspeichern. Ihr seht, hier ist enfold ein echter Assistent. Bringe Ordnung in deine digitale Ablage mit dem digital locker enfold

Damit man sich keine großen Gedanken machen muss, wie man die verschiedenen Ordner benennt, gibt es vorgefertigte Kategorien, wie z.B. Telefon/TV/Internet, Fahrzeuge, Familie, Haus/Wohnung, Haushalt etc.. Allerdings würde ich enfold gerne noch den Tipp geben, die essentiellen Kategorien „Glamour“, „Wellness“ und „Fashion“ direkt mit anzulegen. Diese Kategorien gehören schließlich in jedes gute Ablagesystem – findet ihr nicht? Zum Glück kann man aber auch selbst eigene Ordner bei enfold hinzufügen – das habe ich auch gleich gemacht. So gefällt mir mein Archiv auch gleich viel besser (hier seht ihr es in noch ungefülltem Zustand): Bringe Ordnung in deine digitale Ablage mit dem digital locker enfold

Sind die Dokumente bei enfold abgespeichert, kann man sie noch mit einer Notiz versehen (z.B. toller Kaschmirpulli von Bodendirect, unbedingt in rosa bestellen) und eine Aufgabe einrichten (z.B. Kaufen, wenn nächste Woche im Sale), an die man sich durch enfold erinnern lassen kann. Besonders praktisch ist diese Funktion natürlich bei Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen oder Verträgen, die man zu einem bestimmten Zeitpunkt kündigen muss. Da ich ja dazu neige, Dokumenten immer unterschiedliche Namen zu geben und sie dann stundenlang zu suchen, hat mich sehr beruhigt, dass man dank OCR Texterkennung und Volltextsuche alles schnell wiederfinden kann. Außerdem kann man seine Unterlagen in beliebiger Weise sortieren, versenden, mit anderen teilen (ich habe Prof. M. gleich mal das Bild von dem schönen rosa Pulli mit der Notiz „mögliches Geburtstagsgeschenk“ geschickt) und das Archiv sogar vererben. 

Als ich allerdings versucht habe, alle meine Fashioninspirationen gleichzeitig hochzuladen, bekam ich die Meldung, dass ich das Datenvolumen überschritten hätte. Der Fokus von enfold liegt also eher auf der Ordnung des digitalen Papierkrams, man kann das System (noch) nicht wie einen Cloud-Speicher benutzen und größere Dateien, wie z.B. Fotos und Videos speichern. Allerdings hat mir enfold versichert, dass es bald die Möglichkeit gibt, den 1 GB Speicherplatz durch ein Upgrade zu erhöhen. 

Da es sich natürlich um sehr vertrauliche Daten handelt, die man in so einem digital locker abspeichert, wirbt enfold damit, dass die Daten nur in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert werden und mindestens genauso gut wie Bankdaten gesichert sind. 

Der Standardpreis für enfold kostet 3,99€/Monat inkl. drei Monaten kostenlosem Testzugang. Wenn ihr den Code rosa99 eingebt, erhaltet ihr bis zum 30.6.2017 sechs Monate kostenlosen Testzugang und bezahlt danach nur 0,99€/Monat (toll, oder?). Es gibt keine langen Vertragslaufzeiten und man muss sich auch nach der kostenlosen Testphase aktiv für die Weiternutzung entscheiden. 

Fazit: Besonders gut gefällt mir die digitale Assistentenfunktion, mit der Dateien aus dem Posteingang oder Onlineportalen direkt in enfold importiert werden. Ich würde mir allerdings auf jeden Fall noch etwas mehr Speicherplatz wünschen und kleinere Verbesserungen in der Handhabung einführen. Aber da das System ja erst ganz neu auf den Markt kommt, gibt es sicher noch viele Anpassungsmöglichkeiten, und ich freue mich darauf, endlich Ordnung in meiner digitalen Ablage zu haben. 

Wie ist das bei euch? Habt ihr eure digitalen Daten gut sortiert? 

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#Werbung: Dieser Beitrag entstand in Kooperation mit enfold

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