Fünf Gründe warum wir im Papierchaos versinken, die dir die Augen öffnen werden - Rosanisiert

Fünf Gründe warum wir im Papierchaos versinken, die dir die Augen öffnen werden

26. Mai 2015

Titelbild_Fünf Gründe

Schritt 1: Situationsanalyse: Warum versinken wir im Papierchaos? 

Ich komme ja aus dem Bereich Marketing und habe mich auch während meiner Dissertation intensiv mit Verhaltensforschung beschäftigt. Das Tolle daran ist, dass man Marketingkonzepte wirklich in jeder Lebenslage anwenden kann! Nehmen wir zum Beispiel den Entscheidungsorientierten Ansatz – der geht immer. Nach dieser Methode ist es für die Entwicklung einer guten Strategie zunächst unerlässlich eine gründliche Ist-Analyse durchzuführen. Danach werden Ziele formuliert, nötige Instrumente zur Umsetzung der Ziele ausgesucht und kontrolliert, ob die Ziele erreicht wurden. Seht ihr? Total simpel und auf jedes Problem anwendbar! 

Entscheidungsorientierter Ansatz

Deshalb hier meine Situationsanalyse – Warum versinken wir regelmäßig in einem Berg von Papieren?

1. ungeklärte Verantwortung: Die Verantwortung für diese Aufgabe ist nicht klar geregelt: Prof. M. und ich haben immer abgewartet bis der andere die Zettel abheftet – also keiner von uns (s. auch die Rosenbox)

2. unglamourös: Die Organisation des Home-Offices ist auf den ersten Blick unglamourös, denn die Arbeit wird nicht besonders geschätzt, und man bekommt nur sehr wenig Anerkennung für seine Mühe. Welche Diva brüstet sich damit, dass sie heute alle Briefe beantwortet hat und sich mal wieder richtig intensiv mit ihren Finanzen beschäftigt hat? Nein, eine echte Diva hat Verehrer, die ihr diese Arbeiten gerne abnehmen oder sie stellt sich gutes Personal dafür ein. 

Hier wird deutlich, dass ich Prof. M. die Position des Privatsekretärs eindeutig falsch verkauft habe (s. mein letzter Post). Ich hätte ihn besser als meinen leidenschaftlichen, kompetenten Lover darstellen sollen, der diese Arbeiten gerne übernimmt, damit ich mehr Zeit für schöne Stunden mit ihm habe. Mal sehen, vielleicht kann ich das Thema in ein paar Wochen noch einmal aus einer anderen Perspektive ansprechen… 

Ein weiterer Punkt, der die Arbeit im Home-Office unglamourös macht, sind die vielen unästhetischen Dinge, mit denen man während des Abheftens in Kontakt kommt (denkt nur an die furchtbare Farbe der klassischen gelben Post-Its, oder Ordner aus marmorierter grauer Pappe – wie fürchterlich!). Die Dinge sind also nicht schön genug für meinen – und sicher auch Euren – ästhetischen Anspruch. Wer hat schon Lust sich um blöde Post zu kümmern und dabei auch noch schnöde Ordner zu verwenden? Da fühlt man sich bestimmt nicht wie eine göttliche Diva! 

3. Unmengen: Täglich kommen verschiedene Briefe, Werbeprospekte, Schul- und Kindergarteninformationszettel und Flyer, Quittungen und Zeitungen in unser Haus. Es stapeln sich Papiere im Flur, auf dem Schreibtisch und überall dort, wo es eine Ablagefläche gibt oder auch dort, wo es eigentlich keine Ablagefläche gibt wie z.B. auf der  Fensterbank oder dem Boden. Diese Menge täglich zu sortieren erfordert viel Zeit und Mühe. 

4. unangenehm: Die Bearbeitung vieler Briefe und Papiere macht keinen Spaß. Im Gegenteil, viele Schreiben, um die man sich kümmern muss, sind mit unangenehmen Aufgaben verbunden (z.B. Rechnungen bezahlen). Ich neige hier zur Ignoranz-Strategie, bei der ich alle Schreiben einfach in die schöne Rosenbox werfe und nach dem Motto „Aus den Augen aus dem Sinn“ hoffe, dass sie sich irgendwie von alleine regeln. Je länger ich warte, desto größer wird meine Angst, sich dem Papierchaos zu nähern, aus Sorge, dass ich doch einen wichtigen Termin übersehen habe oder eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt habe und nun horrende Mahngebühren drohen.  Es ist ein richtiger Kreislauf aus „Unangenehme Aufgabe“-Ignoranz-Angst-„Noch unangenehmere Aufgabe“. 

5. unstrukturiert: Unsere Ordner waren zu unstrukturiert. Ständig haben wir wichtige Schreiben gesucht und panisch alle Ordner durchwühlt bis wir den richtigen Zettel gefunden haben. 

Prof. M. ist ja äußerst stolz auf seine strukturierte Denk- und Vorgehensweise. Leider setzt er diese hauptsächlich in seiner Forschung z.B. für die Datenauswertung ein oder wenn er mir mal wieder einen Vortrag darüber hält, warum ein von mir angestrebtes Ziel sich in naher Zukunft nicht verwirklichen lässt. Ich fand meine Idee, dass er eine Professur an der University of Hawaii annimmt, nur noch Hawaiihemden trägt und ich zu einer wunderschönen Hula-Tänzerin mit Baskenröckchen werde, die ihm am Strand beim Sonnenuntergang etwas vortanzt so schön! Aber nein, so wie ich mir das vorstelle geht das seiner Ansicht nach natürlich nicht. Dann fängt er gerne an, seine Argumente nummeriert aufzuzählen. Ungefähr so: 1.) Das ist völlig unrealistisch, 2.) die University of Hawaii  ist nichts für sein Forschungsgebiet 3.) der Flug ist viel zu lang und 4.) würde ich mich nach drei Abenden beim Tanzen langweilen. Also ehrlich – als ob er mich so gut kennen würde!

Egal. Jedenfalls hat er seine strukturierte Art noch nicht auf unser Home Office übertragen. Deshalb haben wir viele Ordner, in denen es von jedem etwas gibt – Bankpapiere, Versicherungen, Telefonrechnungen – alles ist bunt gemischt in verschiedenen Ordnern versteckt. Alle Versuche, ein System in unsere Papiere zu bringen, scheiterten irgendwann an unserer Faulheit, alles richtig abzuheften. Irgendwann wurden die Papiere einfach nur noch oben drauf gepackt.  

Mit diesem Ergebnis: 

Vorher

Also als wirklich stilvoll, übersichtlich und schön kann man diese Regal wohl nicht bezeichnen!
So. Die Ist-Analyse wäre geschafft. Jetzt kann endlich etwas verbessert werden. Freut Euch auf den nächsten Teil der Rosanisiert-Serie Die glamouröse Home-Office Organisation, in dem ich im nächsten Schritt des Entscheidungsorientierten Ansatzes die Ziele für eine bessere Home-Office Organisation festlege.
Get organized in style!

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Die glamouröse Home-Office Organisation – REVISED | Rosanisiert 13. September 2016 at 8:13

[…] man sein Home-Office von Grund auf neu organisieren, kann ich den Entscheidungsorientierten Ansatz sehr empfehlen. Dieses Konzept stammt ursprünglich aus dem Marketing und liefert ein […]

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