Bringe Struktur in dein Home-Office und alles geht dir leicht von der Hand

Home-Office Organisation – strukturiere dein Home-Office neu und finde endlich alle Dokumente sofort!

Die glamouröse Home-Office Organisation: Schritt 3 Strategien und Instrumente – Unstrukturiert

Merkt ihr es? Nachdem ich die Unmengen an Papier in unserem Home-Office radikal aussortiert habe (s. mein letzter Post) nähern wir uns langsam dem Ziel, unser Home-Office mit Stil zu führen. Jetzt müssen wir uns nur noch dem größten Punkt, der Struktur der wichtigen Dokumente widmen. 

Schließlich soll das Ablagesystem völlig intuitiv sein, damit sich das Home-Office fast von alleine führt und ich immer genau weiß, wo ich welches Dokument finden kann. Bisher sind wir an der Etablierung eines guten Systems leider gescheitert (s. die Rosenbox)

Prof. M. meint, dass meine bisherigen Systeme einfach viel zu kompliziert und umständlich waren und eine farbliche Ordnung der Dokumente nun wirklich „keinen Sinn mache.“ Da sieht man mal wieder, dass auch Professoren nicht unbedingt Sinn für Komplexität haben! 

Mein neues glamouröses Ordnungssystem muss also so einfach sein, dass "in die Rosenbox schmeißen" genauso viel Arbeit macht, wie "ordentlich in den Ordner abheften". 

Auch Marie Kondo propagiert das System der Einfachheit. Sie schlägt in ihrem Buch „Magic Cleaning“ vor, sich nicht allzu lange an der Ordnung der Papiere aufzuhalten und die wenigen Unterlagen, die man nicht entsorgt, in einen Ordner zu heften, ohne sich lange über ein System Gedanken zu machen. 

Gute Idee! Ich brauche also ein Prinzip, das super einfach, aber logisch ist. Am besten mit wenigen intuitiven Überkategorien, unter die man einfach alles abheftet. 

Nichts leichter als das. Also wir brauchen als Überkategorien unbedingt: Nähen, Handy, Blog, Internet/Telefon, Strom, Nebenkosten, Bank, Steuern, Wohnung, Arbeiten, Zeugnisse, Versicherungen, Sport, Verträge, Fashioninspirationen, Garantien, Schule, Kindergarten…

Nein, das sind eindeutig zu viele. Wie gut, dass ich mit einem Mann verheiratet bin, der das große Ganze im Blick hat und zur Entspannung gerne statistische Daten analysiert. „Im Prinzip ist das wie bei einer Faktoren-, oder Clusteranalyse. Auf die Dimensionsreduzierung kommt es an."

Klar, kein Problem. Ich habe gleich mal eine Clusteranalyse unserer wichtigen Dokumente gemacht und die vielen Einteilungen, die wir bisher hatten auf nur vier Kategorien reduziert! Natürlich ist diese Einteilung nur als Inspiration gedacht, denn wie schon Cynthia Townley Ewer in ihrem Buch „Nie wieder Chaos“ zu sagen pflegt: „Gute Archivierungssysteme sind wie Schneeflocken: Jedes System ist einzigartig“. Wie wahr!

Hier sind unsere vier Überkategorien, nach denen ich unsere wichtigen Dokumente strukturiert habe:

1. Persönliches: Anstatt nach Themen habe ich unsere Papiere nach Personen geordnet. Jeder hat jetzt einen eigenen Bereich, in dem ich alle persönlichen Dokumente abhefte. Also z.B. alles, was den Lebenlauf betrifft (Zeugnisse, Diplome, Teilnahmebestätigungen, Studienbescheinigungen etc.), alles was die Gesundheit betrifft (z.B. medizinische Berichte, Impfhefte etc.), Verträge, Hobbies, Mitgliedschaften und natürlich Näh- und Modeinspirationen.
2. Finanzen: Da es sich bei Dokumenten, die mit Finanzen zusammenhängen, ja meistens um sehr wichtige Unterlagen handelt, habe ich diese Papiere in einen eigenen Ordner geheftet. Zu diesem Bereich zähle ich auch alles, was für die Steuererklärung wichtig ist. 
3. Haushalt: Hier wird alles abgeheftet, was unser Zusammenwohnen betrifft, wie z.B. Mietverträge, Telefonverträge, Hausratsversicherungen, Strom, Nebenkosten, Garantien, Auto, Fahrrad und nicht zu vergessen: Inspirationen für die Wohnungseinrichtung.
4. Archiv: alle Dokumente, die noch aufbewahrt werden müssen (z.B. aus steuerlichen oder emotionalen Gründen), aber nicht mehr aktuell sind. 

Die größte Umstellung in unserem Home-Office ist der Wechsel von vielen kleinen Kategorien auf eine Ordnung mit nur vier Kategorien. Jetzt fragt ihr euch sicher: Guter Plan, doch reicht diese Einteilung? Ich finde ja, man sollte es mit der Ordnung nicht übertreiben. Zwar habe ich auch innerhalb der Personenbereiche noch ein paar Unterteilungen gemacht – hauptsächlich, um die schönen Trennstreifen zu nutzen, die ich designt habe (s.unten) – aber das meiste hefte ich nach dem "freien reduziert chronologischen System" ab – sprich nur wirklich noch benötigte Dokumente werden aufgehoben und kommen einfach oben drauf. 

An dieser Stelle ist es ganz wichtig, kurz innezuhalten und sich noch einmal daran zu erinnern, dass wir unser Home-Office ja vor allem mit Stil und Glamour führen wollen. Deshalb habe ich passend zu unseren neuen Ordnern nicht nur Trennstreifen und passende Aufkleber erstellt, sondern auch Vordrucke, in die man die wichtigsten Informationen eintragen kann! 

Das Set "Wichtige Dokumente" gibt es übrigens auch ab sofort in meinem Dawanda-Shop!

Was meint ihr? Gefällt euch mein System?