Rosanisiert Ordnungs-Challenge Woche 2: Ordnung am Arbeitsplatz, in den Papieren und im Computer

Und schon geht die Rosanisiert-Ordnungs-Challenge weiter. Diesmal kümmern wir uns um die Ordnung am Arbeitsplatz, den Büroutensilien, der Ablage (also dem Papierkram) und dem Computer. In der ersten Woche der Rosanisiert-Ordnungschallenge haben wir es uns ja wirklich sehr gut gehen lassen – wir haben unser Äußeres in Schuss gebracht und unsere Gedanken und Ziele für das neue Jahr geordnet. Mir hat dieser Fokus wirklich gut getan, obwohl ich es nicht immer geschafft habe, es etwas langsamer angehen zu lassen. Aber so eine Wohlfühl-Woche werde ich ab jetzt öfter einführen. Jetzt haben wir hoffentlich genug Energie, um uns – den wie ich finde – nervigsten (äh ich meine natürlich herausforderndsten Bereich (denkt an eure Einstellung und Wortwahl) der Wohnung zu widmen: dem Arbeitsplatz.

Wir beginnen mit dem Arbeitsplatz, weil man ja bekanntlich mit der unangenehmsten Aufgabe anfangen soll. Vielleicht habt ihr schon einmal von dem Produktivitätstipp – „Eat the frog first“ gehört, bei dem man die wichtigste oder schwierigste Aufgabe immer als erstes abhakt. Außerdem steht bei vielen am Anfang des neuen Jahres jede Menge Papierkram an, um den man sich kümmern muss. Zeit also die Ärmel hochzukrempeln und uns ins Vergnügen zu stürzen.

Für mich wird übrigens in dieser Woche das Leeren meines E-Mail Postfachs die anstrengendste Aufgabe werden. Ich habe dort doch tatsächlich sage und schreibe mehr als 1000 Mails aus mehreren Jahren angesammelt. Ich bin selbst fast vom Stuhl gefallen, als ich diese Zahl gelesen habe. Zum Glück bin ich mit diesem überfüllten Postfach nicht alleine – denn einige meiner Leser(innen) haben mir schon von ähnlichen oder sogar noch höheren Zahlen berichtet. Habt ihr auch so viele Mails im Posteingang? Dann schreibt es mir doch mal unten in die Kommentare.

Bevor du startest, werfe doch bitte einen kurzen Blick in den Spiegel – sitzt das Ordnungsoutfit? Hast du die richtige Einstellung? Und wo sind deine Ordnungskomplizen? Hast du deine Gedanken am Morgen schon geordnet, z.B. mit einem Daily Log? Dann kann es ja jetzt los gehen.

Und hier sind eure Aufgaben für die kommende Woche für mehr Ordnung am Arbeitsplatz:

1. Mache deinen Arbeitsplatz schön
2. Ordne und sortiere dein Büromaterial
3. Organisiere deine Ablage und ordne alle Papiere
4. Räume deinen PC auf
5. Leere dein E-Mailfach

Schritt 1: Ordnung am Arbeitsplatz – der Schreibtisch

Auf einem Schreibtisch kann sich mit der Zeit ja so einiges anhäufen. Das ist auch völlig in Ordnung, schließlich gibt es Untersuchungen, die zeigen, dass eine Clean Desk Policy Kreativität einschränkt. Und wie sagte schon Albert Einstein:

„Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen, der ihn benutzt aus?“

Albert Einstein (Ordnungsexperte)

Ihr seht – ein unordentlicher Schreibtisch ist eigentlich ein Zeichen von Kreativität und Genialität. Allerdings hat auch der Schreibtisch eines Genies ab und zu eine kleine Ordnungsrunde nötig, damit sich wieder viele frische Ideen ansammeln können. Und bevor wir uns dem nervigen wunderbaren Papierkram widmen, sollten wir also als erstes unseren Arbeitsplatz richtig schön machen. Das bedeutet:

• Aufräumen:
  • Papierberge entfernen (sortiert sie am besten in drei Kategorien: wegschmeißen, abheften, bearbeiten)
  • leere Tassen und Geschirr wegräumen
  • Süßigkeitenpapier in den Müll schmeißen
  • Spielzeug ins Kinderzimmer bringen
  • Büroutensilien und vor allem Stifte in die Schublade oder den Schrank räumen
  • Kabelsalat entwirren und ordnen
  • Pinnwände leeren
  • PostIts einsammeln
• Putzen:
  • Schreibtisch, Tastatur, PC und Lampen abstauben,
  • Stiftehalter säubern
  • Fensterbank leer räumen und abwischen
  • Bilderrahmen entstauben
  • Mülleimer leeren und säubern
  • Bürostuhl abwischen oder absaugen
• Dekorieren:
  • weniger ist mehr
  • schönes Kissen für deinen Bürostuhl
  • Bilder von deiner Familie
  • motivierende Sprüche an deiner Pinnwand
  • dein Bullet Journal (oder einen anderen Planer)
  • frische Blumen (das gibt ein Audrey Hepburn Feeling)

Schritt 2 Ordnung am Arbeitsplatz: Büroutensilien und Schreibwaren

Der erste Schritt wäre geschafft, wenn man nun auf euren Schreibtisch blickt, kann man eigentlich gar nicht anders als direkt loszuarbeiten, oder? Höchste Zeit, uns den Büroutensilien zu widmen. Ich liebe ja Schreibwaren aller Art, und wir haben wirklich sehr süße Post Its, Stifte, Aufkleber und Briefumschläge. Allerdings haben wir von einigen Dingen auch wirklich etwas viel. Manchmal hat man gar keinen Überblick mehr, was sich dort alles angesammelt hat. Deshalb räumen wir als nächstes die Büroutensilien auf:

• Aufräumen:
  • Kaputte Büroutensilien ausmisten
  • unbrauchbare Dinge aussortieren (wir haben z.B. einen Korrekturroller, den ich noch nie verwendet habe)
  • Gegenstände, die du nicht magst weggeben
  • Doppelte Büroutensilien ausmisten (habt ihr auch 10 Scheren? Behalte nur die besten und schönsten)
  • alles nach Kategorien ordnen (Briefumschlag zu Briefumschlag, Tacker zu Tacker, Stifte zu Stifte) und gemeinsam einsortieren
• Putzen
  • Regale und Schubladen komplett leeren und auswischen
  • Schrankaußenseite putzen
  • Griffe säubern
• Dekorieren und einräumen
  • hübsche Boxen können dabei helfen mehr Ordnung in die Schublade zu bringen
  • versuche, auch in den Schränken auf den Look zu achten.
  • ein schöner Stoff auf dem Boden der Schublade macht auch sehr viel her
  • räume die Dinge, die du häufig brauchst, an einen Ort, den du leicht erreichen kannst

Schritt 3 Ordnung am Arbeitsplatz: Die Ablage und der Papierkram

Diesen Bereich finde ich persönlich am nervigsten  wunderbarsten. Zum Glück habe ich die riesige Papiersammelkiste, die wir früher benutzt haben, um Papiere zwischenzulagern, seit der glamourösen Home-Office Organisation abgeschafft. Somit hat sich hier schon einiges verbessert und meine Rosanisiert-Ordner machen mir immer noch viel Spaß. Aber nun ist es mal wieder an der Zeit, alle Ordner durchzuschauen und auszusortieren, Verträge zu überprüfen und sich endlich mal um die Dinge kümmern, die man schon so lange in Angriff nehmen wollte. Für diesen Schritt habe ich auch meinen Ordnungskomplizen Prof. M. mit eingeplant. Hier hat Prof. M. wieder seine ironische Augenbraue gehoben. Er meinte, das letzte Mal hätte ER alle Papiere alleine durchschauen müssen, während ich mit einer Nervenkrise auf dem Sofa gelegen hätte. OK – vielleicht fühlte ich mich beim Anblick der Papiere ETWAS überfordert. Aber geht es euch nicht auch manchmal so? Und so werden wir vorgehen:

• Aufräumen:
  • Herumliegende Papiere in drei Kategorien sortieren: Wegschmeißen, Ablage, Bearbeiten.
  • Den Ablagestapel in die entsprechenden Ordner abheften, die zu bearbeitenden Papiere auch wirklich bearbeiten.
  • Ordner durchschauen – gibt es vielleicht Unterlagen, die ihr nicht mehr braucht? Kann man sie aussortieren?
  • Macht euch Gedanken darüber, wie ihr eure Kategorien benennt. Ich möchte z.B. in Zukunft dieselben Namen meiner Ordner auch in meinem E-Mailfach und auf meinem PC verwenden. So habe ich ein einheitliches System und weiß direkt, wo ich welche Unterlagen abspeichern muss (ein Traum ;)). Ich verwende hier eher größere Kategorien (z.B. Finanzen, Versicherungen, Persönliches etc.) und bevorzuge ein einfaches System.
• Putzen:
  • Regale abstauben
  • Schrank von außen putzen
• Dekorieren
  • Habt ihr ein einheitliches und schönes System, um Ordnung in eure Ablage zu bringen? Ich verwende am liebsten Trennblätter für die verschiedenen Kategorien, so hat man gleich einen Überblick, wo was abgeheftet ist. Die Außenseiten der Ordner beschrifte ich mit Aufklebern.
  • Stellt ein paar schöne Bilder vor die Ordner und macht euch den Ablagebereich richtig einladend. So verliert er seinen Schrecken.

Schritt 4 Ordnung am Arbeitsplatz: Räume deinen PC auf

Ist dein Desktop zugemüllt mit allen möglichen Dokumenten und Bildern? Hast du mittlerweile überall neue Dokumente angelegt und weißt gar nicht mehr genau, was die aktuelle Version ist? Dann wird es mal wieder richtig Zeit, den PC zu entrümpeln. Viele Papiere kommen ja mittlerweile nicht mehr per Post und somit ist der PC auf jeden Fall Teil deines Ablagesystems. Ich möchte in dieser Challenge versuchen, alle Namen, die ich offline verwende auch digital einzusetzen. Beschrifte ich also einen Ordner mit „Finanzen“, dann sollte das entsprechende Pendant auf dem PC auch „Finanzen“ heißen.

• Aufräumen
  • Überprüft euer Ablagesystem – macht es Sinn? Findet ihr alle Dokumente schnell wieder? Ähnelt es eurem analogen Ablagesystem?
  • Löscht alle Dokumente, die ihr nicht mehr braucht oder doppelt abgespeichert habt
  • Räumt euren Desktop leer
  • Überprüft auch die Daten, die ihr vielleicht in der Dropbox oder der Cloud abgespeichert habt (ich weiß, das wird wirklich anstrengend ;))
  • Löscht alle überflüssigen Programme, die ihr nicht braucht
  • Sortiert eure Fotos (ok – das werde ich diese Woche definitiv nicht schaffen, wir haben einfach zu viele. Diesen Bereich schiebe ich in die letzte Rest-Woche der Challenge)
• Putzen:
  • Leert den Papierkorb
  • Überprüft auch euren Cache Speicher – hat sich hier einiges angesammelt?
  • Ist euer PC sicher? Ändert mal wieder das Passwort
  • Erstellt Sicherungskopien
• Dekorieren
  • Richtet euch ein neues Hintergrundbild ein
  • Erstellt euch einen schönen Bildschirmschoner

Schritt 5 Ordnung am Arbeitsplatz: Leert euer E-Mailfach

Ich hebe E-Mails ja gerne auf und trage mich außerdem immer wieder in Newsletter ein. Diese Kombination führt dazu, dass sich in meinem E-Mailfach wirklich sehr viel angesammelt hat. Falls es euch auch so geht, ist in dieser Woche endlich Zeit, diese E-Mails auszusortieren. Denn ein leeres E-Mailfach ist doch so befreiend! Deshalb geht es diese Woche los mit:

• Aufräumen:
  • richtet euch ein gutes E-Mail Ablagesystem ein, in das ihr nur E-Mails speichert, die wirklich wichtig sind
  • meldet euch von allen Newslettern ab, die ihr nicht lest
  • überprüft auch die Mails von euren Social Media Accounts – braucht ihr alle Benachrichtigungen?
  • Speichert Fotos direkt in den richtigen Ordner
  • Speichert eure wichtigsten Kontakte ab
  • Schreibt euch die Infos, die ihr behalten möchtet, auf – z.B. in euer Bullet Journal
• Putzen
  • Leert den hoffentlich vollen Papierkorb
  • Ändert eure Passwörter
• Dekorieren
  • stellt das Design der Mails so ein, dass es euch gefällt
  • richtet euch eine schöne Signatur ein
  • zeigt allen das leere E-Mailfach und freut euch über ein leeres Postfach

So – da haben wir uns diese Woche aber wirklich viel vorgenommen. Hoffentlich schaffe ich alles! Ich werde mich jetzt jedenfalls sofort an die Arbeit machen und mit dem Schreibtisch beginnen. Auch die Mails muss ich wohl jeden Abend ein wenig bearbeiten. Alle schaffe ich bestimmt nicht an einem Tag.

Seid ihr dabei?! Ich freue mich schon :)

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